Пример за протокол от срещата

Протоколите от заседанията не са просто измамнически лист за казаното на срещата на персонала от миналата седмица. Протоколите могат да бъдат официални правни документи, които представляват официалните действия на борда на директорите на компанията или ръководството на държавно образувание. Тъй като протоколите са официалният отчет за бизнеса и държавната дейност, струва си да ги развиете ефективно. Ако ръчно пишете бележки на хартия, може да ви помогне, ако имате предварително отпечатан формуляр, така че да можете да поставите подходяща информация там, където отива. Можете също така да създадете компютърен формуляр, ако донесете вашия лаптоп или електронен бележник за използване по време на срещата.

Информация за заглавката

Протоколът включва заглавие на датата и мястото на срещата. Заглавката записва кой е присъствал и кой е имал оправдано отсъствие и обикновено идентифицира лицето, което е служило като председател на заседанието и секретар на записа. Срещите, които се провеждат едновременно на няколко места - например чрез видеоконференции - обикновено записват посещаемост въз основа на местоположението.

ПРИМЕР:

Протокол от заседанието на борда на директорите на компанията A-1, 4 май 2017 г. Стая на изпълнителния съвет, сграда на централата Робърт Джонсън, председател и Кайл Макгрегър, секретар на запис Присъстващи: Р. Джонсън, М. Перес, Дж. Хатояма, Ф. Майкълс, С. Хоторн, М. Смит, Р. Сандборн, В. Кларк

Уводен материал

Обикновено протоколите започват с точното време, в което председателят е свикал събранието, за да нареди. В повечето срещи първите точки от дневния ред включват представяне, забележки от председателя и одобряване на протокола от предходното заседание. Уловете основните точки, предложени по време на репликите на председателя. Ако членовете са предложили някакви изменения на протокола от предходното заседание, запишете промените точно.

ПРИМЕР:

Г-н Джонсън свика срещата по поръчка в 14:46 ч. След неофициални представи, Джонсън обяви, че наскоро котката му е родила шест котенца. По предложение на г-жа Hawthorne протоколът от юлското заседание беше приет с единодушно съгласие, с изключение на това, че думата „камион“ в параграф 15 е ударена и заменена с думата „полутрактор“.

Програма за съгласие

Въпреки че всяка среща има различна структура, официалните срещи - особено за правителствените групи - обикновено започват с „програма за съгласие“, която е малко повече от поредица от доклади и изявления, които не изискват гласуване. Дневният ред за съгласие често включва кореспонденция, доклади от комисии и други информационни материали.

Запишете основните точки за всяка точка, обсъдена по време на програмата за съгласие, като посочите предмета на разговор и всички основни коментари, предложени от членовете по време на открита дискусия.

ПРИМЕР:

Г-жа Смит прочете в протокола писмо от XYZ Manufacturing Company от 4 ноември. Писмото похвали професионализма на транспортното подразделение в ускоряването на високопрофилна доставка на продукти. Г-н Перес, от името на транспортния отдел, каза, че XYZ се справи отлично с предоставянето на подробни инструкции за маршрута.

Бизнес програма

Бизнес планът е мястото, където е действието - частта от срещата, където членовете обсъждат и гласуват по различни точки на действие. За официални протоколи секретарят трябва да запише действителното предложение, по което се гласува, и действителния брой гласове, включително кой е гласувал за и против въпроса. Обикновено секретарят прави и резюме на дебата, включително основните моменти, изказани от всеки говорил член.

Технически няма такова нещо като гласуване за „въздържане“. Да се ​​въздържаш означава да не гласуваш изобщо. Хората, които искат да отбележат, че нито са „за“, нито са против даден въпрос, трябва да гласуват „присъства“.

ПРИМЕР:

Джонсън откри дискусия за фактура от ABC Widgets за $ 21 434,87. Г-жа Хатояма каза, че фактурата е одобрена от финансовата комисия миналата седмица. Г-н Майкълс заяви, че подкрепя текущата работа с ABC Widgets. Хатояма се премести да одобри фактурата от ABC Widgets, Inc., за 21 434,87 долара. Г-жа Sandborn командирована. Движението се проведе с 4: 2, като Хатояма, Сандборн, Майкълс и Смит бяха за, а Перес и Кларк се противопоставиха.

Заключителни материали

Повечето протоколи обикновено приключват с времето на прекъсване на срещата. Протоколите се подписват от председателя и записващия секретар, макар че ако секретарят е член на групата с право на глас, тогава само подписът на секретаря е достатъчен.

ПРИМЕР:

Джонсън прекрати заседанието в 19:14 ч. Следващото заседание е насрочено за 5 август в 15:00 ч. В стаята на изпълнителния съвет.

Подписано, Робърт Джонсън, председател Кайл Макгрегър, секретар на записа