Как да направя имейл папки за конкретни хора в Outlook

По подразбиране всеки имейл, който получавате чрез Microsoft Outlook, автоматично ще влезе в основната ви пощенска кутия. Често е полезно обаче да организирате съобщения в папки въз основа на това кой ги е изпратил. Можете да направите това, за да маркирате автоматично имейли от важен доставчик или клиент или да отделите имейлите от пощенския списък. Каквато и да е причината, можете лесно да създадете правило в Outlook за автоматично поставяне на определени имейли в определени папки.

Създайте папка в Outlook

Outlook ви позволява да създавате папки, за да организирате имейла си, както сметнете за добре. Те са в допълнение към папките по подразбиране като вашата пощенска кутия, изходящи, изпратена папка и папка чернови.

За да добавите папка, щракнете с десния бутон в списъка с папки и щракнете върху „Добавяне на папка“. Въведете име за папката и натиснете Enter.

Можете да плъзгате съобщения между папки, за да ги организирате на ръка или да настроите правила за филтриране на Outlook, за да ги изпращате в папката, която искате, въз основа на различни характеристики.

Настройте правилата за електронна поща на Outlook

Можете да създадете правило в Outlook, за да посочите как се обработва определен набор от имейли.

За целта щракнете с десния бутон върху съобщение с характеристиката, която ви интересува, и след това щракнете върху „Правила“. Ще бъдете попитани дали искате да създадете правило въз основа на това кой е изпратил и получил имейла. Ако го направите, щракнете върху тази опция. За да видите повече опции, като правила, базирани на домейна, като example.com, които са изпратили пощата или съдържанието на темата, щракнете върху „Създаване на правило“.

След това ще бъдете попитани какво искате Outlook да прави с имейли, които съответстват на правилата. Щракнете върху полето "Преместване на елемент в папка " и изберете папка, ако искате да поставите имейли, съответстващи на този набор от правила, в определена папка. Щракнете върху "OK", за да запазите правилото.

Ще бъдете попитани дали искате да изпълните правилото за вече получени съобщения. Ако го направите, щракнете върху „OK“.

Изпълнете правила за съществуваща поща

Ако искате да изпълните правило за съществуващи съобщения, след като сте го създали, Outlook ще ви позволи да го направите. Първо щракнете върху раздела „Файл“. Кликнете върху „Управление на правила и сигнали “ и под „Правила за електронна поща“ кликнете върху „Стартиране на правилата сега“.

Поставете отметка в квадратчето до всяко правило, което искате да приложите. Изберете папките, към които искате да приложите правилата, с селектора "Изпълнение в папка" . Под „ Прилагане на правила за“ изберете дали искате да приложите правилата към всички съобщения или само за четене или непрочетени съобщения. Щракнете върху "Run Now", за да стартирате правилото.

Изтрийте съществуващо правило

Можете да промените решението си за едно от вашите правила за филтриране на имейли. Ако това се случи, можете да го изтриете.

Щракнете върху раздела „Файл“ и след това върху „Управление на правила и сигнали“. Под „Правила за електронна поща“ изберете правилото, което искате да изтриете. Щракнете върху бутона „Изтриване“. Когато бъдете подканени, щракнете върху „OK“, за да потвърдите, че искате да изтриете правилото.

Съществуващата поща, която вече е била обработена от правилото, няма да бъде засегната.

Тествайте правилата за имейли

Добре е да тествате правило за имейл, след като го създадете, за да се уверите, че работи правилно. Можете да направите това, като приложите правилото към съществуващите съобщения, когато бъдете подканени да го направите, или като изчакате да пристигне имейл, съответстващ на правилото.

Ако правилото се отнася за кой изпраща съобщение, можете да изчакате този човек да ви изпрати съобщение или, ако е колега или приятел, да го помолите да ви изпрати тестово съобщение. Проверете дали съобщението е насочено към специалната папка или към обикновената ви входяща поща. Ако съобщението не отиде на правилното място, опитайте да премахнете правилото и да се опитате да го създадете отново.