Какво е определението на системите за обработка на поръчки?

Системите за обработка на поръчки, под една или друга форма, са били част от правенето на бизнес от векове и са се развили заедно с технологиите, за да осигурят мощни средства за улавяне, проследяване и изпращане на поръчките на клиентите. Усъвършенстваните системи за обработка на поръчки могат да обхващат множество континенти, за да проследяват и улесняват международните поръчки, пратки и връщания за широка гама от продуктови линии и потребителски сегменти.

Определение на системата за обработка на поръчки

Система за обработка на поръчки улавя данните за поръчки от служители за обслужване на клиенти или директно от клиенти, съхранява данните в централна база данни и изпраща информация за поръчките до счетоводните и експедиторските отдели, ако е приложимо. Системите за обработка на поръчки предоставят данни за проследяване на поръчките и инвентара за всяка стъпка от пътя.

Удовлетвореността на клиентите е от ключово значение за дългосрочния успех в бизнеса, а изпълнението на поръчките на клиентите надеждно и точно е от ключово значение за удовлетвореността на клиентите. Системите за обработка на поръчки помагат да се гарантира, че всички поръчки на вашите клиенти се изпълняват навреме, тъй като автоматизираните системи могат да намалят грешките при обработката на поръчките. Това може да подобри изживяването на клиентите и да увеличи рентабилността на вашата компания. Това може също да подобри ефективността на разходите ви на склад, казва ShipBob.

Видове системи за обработка на поръчки

Традиционните системи за обработка на поръчки са изцяло ръчни, като се използват ръчно написани бележки със системи за ръчно подаване и напомняния. Например в еднолична компания за ремонт на обувки, собственикът може да пише поръчки на ръка, лично, на лист с дневници за поръчки. Той може да вземе листа у дома със себе си, за да направи поръчките, след което да го върне в магазина с попълнената поръчка, за да следи кой е клиентът. Това лесно може да доведе до много грешки и изгаряне на служителите, казва Shopify.

Съвременните системи за обработка на поръчки имат до голяма степен технологичен характер. Например дизайнерски бутик с шапки с търговски обекти в множество държави вероятно ще приема поръчки онлайн, където те се улавят от специализиран софтуерен пакет за обработка на поръчки и се изпращат автоматично до производител на трета страна в друга държава. След това производителят може да прикачи лист за поръчка към продукта, когато го изпраща до магазина за шапки, или може да изпрати шапката директно на клиента, използвайки информация за изпращане от системата.

Предимства на системата

Наличието на стабилна система за обработка на поръчки създава печеливша ситуация за бизнеса и техните клиенти. Клиентите изпитват по-надеждни доставки и точно изпълнение на поръчките. Фирмите могат да увеличат максимално своята рентабилност, като не заблуждават или погрешно четат поръчки, да не говорим за увеличаването на дългосрочните приходи, идващо от постоянно удовлетворяване на клиентите.

Недостатъци на системата

Силно технологичните системи за обработка на поръчки могат да бъдат скъпи за внедряване и поддръжка, евентуално изисквайки допълнителен персонал по информационни технологии, за да се гарантира, че системата функционира безпроблемно през цялото време. Технологичните решения обикновено са с практически характер, тъй като голям брой процеси се случват на фона на софтуерни програми, които не изискват принос от служителите. Поради това обаче може да бъде много по-трудно да се проследят проблемите в системите, задвижвани от технологията, отколкото при по-опростените ръчни системи, при които служителят може лично да си припомни всяка стъпка в процеса.

Съображения за обработка на поръчки

Системите за обработка на поръчки могат да използват както новите, така и старите процеси, смесвайки традиционните ръчни методи с технологични решения. Например търговец на едро може да има търговци, които ръчно записват информация за поръчките, след което въвеждат информацията в компютърен софтуерен пакет, който автоматично препраща информацията към отделите за опаковане и доставка.