Как да отделя текст от числа в Excel

Понякога не е възможно да отделите данните сами, преди да ги поставите в електронна таблица на Excel. Често информацията от стари файлове с данни се събира в една клетка. Същото може да се случи, ако се опитвате да копирате информация от PDF файл. За щастие не е нужно да разделяте информацията изцяло сами. Можете да отделите числата от текст в Excel, при условие че посочите какво трябва да се отдели.

  1. Отворете Excel

  2. Отворете файла Excel, който съдържа изкривени данни. Погледнете добре, за да видите къде са поставени данните. Дългите низове от данни могат да изглеждат, че заемат цял ​​ред, но често са само в една клетка. Например, ако данните са в първия ред, кликнете върху втората клетка и погледнете лентата с формули над електронната таблица, ако е празно поле, тази клетка е празна.

  3. Изберете колона с данни

  4. Изберете първата колона, съдържаща данни, които искате да разделите на колони. Съветникът за преобразуване на текст в колони на Excel работи само по една колона наведнъж. Ако данните са например в първата колона, щракнете върху буквата „А“ над колоната, за да изберете цялата колона.

  5. Отворете съветника за конвертиране на текст в колони

  6. Щракнете върху менюто „Данни“ и след това върху иконата „Текст към колони“, която се намира в раздела „Инструменти за данни“ на лентата с данни. Отваря се диалогов прозорец.

  7. В повечето случаи парчетата данни, които искате да конвертирате в колони, ще бъдат разделени със запетаи, раздели или друга пунктуация. В този случай изберете опцията „Разграничено“. Ако парчетата данни са малки и са разделени с интервали, изберете „Фиксирана ширина“. Имайте предвид, че ако изберете Фиксирана ширина, всяка дума след интервал ще бъде поставена в собствена колона. След като щракнете върху „Напред“, се появява визуализация, показваща как ще изглежда електронната таблица, когато приключите. Ако не ви харесва това, което виждате, можете да го персонализирате или да щракнете върху бутона „Назад“, за да изберете различна опция.

  8. Имайте предвид, че може да искате да включите допълнителни интервали в Excel, така че данните да не презаписват съществуващите данни, когато текстът и числата се заменят.

Използване на преобразуване с фиксирана ширина

Преобразуването с фиксирана ширина е най-добро за малки парчета данни, които са разделени с интервали, без интервали между думи или цифри. Например „32 портокала 52 ябълки“ включва четири парчета данни, разделени с интервали, така че ще се появи в четири колони. Въпреки това "32 портокала и ябълки" също ще се появят в четири колони. Ако искате "портокали и ябълки" заедно в една колона, може да искате да плъзнете линията, така че да е една клетка. Ако две или повече части от данни са в една и съща колона, можете да разделите клетки, когато преобразуването е извършено.

В областта за предварителен преглед можете ръчно да регулирате разделителите на колони, просто като щракнете върху визуализацията. Плъзгането на линия го премества, докато при щракване с двойно щракване линията се изтрива. За да добавите ред, кликнете върху визуализацията, където искате да се появи.

Използване на преобразуване на ограничени данни

Дори когато текстът е разделен с интервали, опцията Delimited обикновено е най-добре да се използва, защото ви дава повече начини за разделяне на данните.

Първо посочете какво разделя парчетата данни. Те могат да включват раздели, запетаи, запетаи, интервали или можете да въведете всеки друг знак в наличното поле. Можете да изберете колкото е необходимо от тези опции.

Използване на текстов квалификатор в разграничени данни

Често текстът се поставя в кавички или апострофи. Ако случаят е такъв, можете да изберете или като текстов квалификатор. Части от данни в рамките на някой от тези пунктуационни знаци ще бъдат поставени в една колона, дори ако в текста има интервали или друг разделител.

Например, ако имате интервал и запетая като разделител, но в кавички има парчета текст, като „ябълки, портокали и праскови“, тогава използването на кавички ще запази „ябълки, портокали и праскови“ в една колона, а не всяка дума в своя колона.

Работа с последователни разделители

Ако сте избрали повече от един разделител, можете да посочите дали следващият разделител трябва да бъде пропуснат или не, като щракнете върху опцията „Третирайте последователните разделители като едно“. Например, ако са избрани запетаи и интервали, без тази опция да е активирана, всяко интервал след запетая ще получи своя собствена колона. Ако третирате последователните разделители като едно, Excel ще игнорира интервала след всяка запетая.

Форматиране на колони за местоназначение

И двете опции за преобразуване Разграничена и Фиксирана ширина ви дават възможност да форматирате всяка колона, преди да преобразувате данните. Опциите включват Общо, Форматиране на текст и Дата. Можете също да пропуснете колони, като ги изберете и след това щракнете върху опцията „Да не се импортира“.

Бутонът Разширени ви дава възможност да посочите как се разделят десетични и хилядни, когато колоната съдържа числа. Настройката по подразбиране използва американски стандарти, но можете да използвате запетаи, за да отделите десетични знаци, или интервали, за да отделите хиляди.