Как да вмъкнете прикачен файл в електронна таблица на Excel

Когато вмъквате файлове в Excel (файл, като PDF файл, документ на Word или имейл съобщение, можете да получите достъп до него по-лесно по време на среща или да споделите по-изчерпателна информация, когато изпращате електронната таблица на колега. Когато прикачете обект по този начин, можете да добавите цялото съдържание на съществуващ файл, да включите икона, върху която можете да кликнете, свързана с файла, или да създадете чисто нов файл и след това да го вградите във вашия работен лист на Excel.

Причини за прикачване на файл

Можете да вмъквате документи на Word в файлове на Excel или да прикачвате почти всякакви носители. Процесът е лесен и служи за множество цели. В много случаи вмъкването на файл е удобно средство за консолидиране на съответната информация в един документ.

Например може да имате електронна таблица с контакти за продажби, но имате и документ на Word с обширни бележки за определени отделни контакти в електронната таблица. Може да имате и PDF файлове с фактури и договори по отношение на някои контакти. Вместо да създавате отделен файл за всеки контакт или да хоствате тази информация поотделно, можете да добавите прикачен файл за бърз достъп.

Друга често срещана причина е достъпът до външни документи и елементи за презентация. Докато представяте, можете бързо да извлечете други документи и елементи за презентацията. Тези външни елементи ще се отворят и можете да продължите безпроблемно да провеждате презентацията.

Прикачените файлове трябва да са на един и същ компютър

Можете да вградите презентация на PowerPoint, за да отскочите от Excel след споделяне на данни в работна книга. Можете също така да свържете файлове в Excel с други графики. Едно нещо, което трябва да се отбележи е, че прикачените файлове ще бъдат извлечени само ако файлът се хоства на същия компютър или на сървър, който е достъпен по време на презентацията.

Ако използвате листа на Excel на друго устройство, докато представяте, уверете се, че външните файлове също се хостват на устройството.

Прикачете съществуващ файл

Прикачването на действителния файл е лесно. Щракнете вътре в клетката на електронната таблица, където искате да вмъкнете обекта. Изберете раздела Вмъкване . Щракнете върху Обект в групата Текст, за да отворите диалоговия прозорец Обект. Изберете раздела Създаване от файл . Щракнете върху бутона Преглед и намерете файла, който искате да прикачите. Щракнете върху файла, за да го изберете и щракнете върху бутона Вмъкване .

На този етап файлът е готов, но трябва да определите как ще получите достъп до него. Поставете отметка в квадратчето Link to File , ако искате да вградите съдържанието на файла в работния лист. Поставете отметка в квадратчето Създаване на икона , за да вмъкнете икона, която води до файла. Изберете OK, за да завършите процеса и да прикачите файла.

Създайте и прикачете нов файл

Щракнете вътре в клетката на електронната таблица, където искате да вмъкнете обекта. Изберете раздела Вмъкване, след което щракнете върху Обект в текстовата група, за да отворите диалоговия прозорец Обект.

Щракнете върху раздела Създаване на нов, за да отворите нов файл. Изберете типа обект, който искате да прикачите от полето Тип на обекта . Поставете отметка в квадратчето Създаване на икона , за да вмъкнете икона, която води до файла. Щракнете върху OK, за да финализирате и добавите иконата към документа.

В зависимост от вида на обекта, който сте избрали, се отваря прозорец на програма или прозорец за редактиране в Excel. Създайте новия файл, който искате да вмъкнете. Затворете новия прозорец на програмата или щракнете обратно върху прозореца на Excel, за да прикачите новия файл.

Запазете електронната таблица, преди да затворите Excel. Промените ви няма да се запазят за постоянно, докато не актуализирате документа.