Как да използвам Microsoft Word за извличане на данни от Excel

Електронните таблици в Excel могат да съдържат много видове данни, включително текст, изчисления и диаграми. Ако трябва да използвате някоя от тази информация в документите на Word за бизнеса си, има различни методи, които можете да използвате, за да я извлечете от съществуващ работен лист. Можете да копирате и поставяте обекти, за да свързвате или вграждате данни от работен лист, или можете да обединявате данни от таблица на Excel във форма на Word. Избраният от вас метод зависи от желания резултат.

Свържете или вградете данни

1

Отворете работния лист на Excel, от който искате да извлечете данни, както и документа на Word, в който искате да вмъкнете или вградите данните.

2

Изберете диаграмата, диапазона или други данни в Excel, които искате да използвате в Word. Натиснете "Ctrl-C" или кликнете върху "Копиране" в групата за клипборда на раздела Начало.

3

Отидете на документа на Word. Щракнете върху стрелката за падащо меню „Поставяне“ в групата „Буфер“ в раздела „Начало“ и изберете „Специално поставяне“.

4

Изберете „Поставяне“ и изберете „Обект на диаграма на Microsoft Office Excel“, за да вградите данните. Изберете „Поставяне на връзка“ и изберете „Обект на диаграма на Microsoft Office Excel“, за да свържете данните.

5

Щракнете върху "OK", за да вмъкнете извлечените данни от Excel.

Обединяване на данни

1

Отворете празен документ в Word. Отидете в раздела "Mailings", щракнете върху "Start Mail Merge" и изберете "Step by Step Wizard Wizard. Изберете „Букви“ под Тип документ и щракнете върху „Напред“.

2

Изберете кой документ искате да използвате като формуляр, в който извличате данни на Excel, като текущия празен документ или шаблон. Щракнете върху „Напред“.

3

Изберете „Използване на съществуващ списък“ под Избор на получатели и щракнете върху бутона „Преглед“. Придвижете се до файла на Excel, от който искате да извлечете данни, и кликнете върху „Отваряне“. Изберете конкретната таблица или лист, който искате да използвате, и кликнете върху „OK“. Сортирайте или филтрирайте данните, ако е необходимо, и кликнете върху „OK“.

4

Щракнете върху „Напред“. Изберете полетата, които искате да обедините в документа, и щракнете върху бутона „Съвпадение на полета“, за да съпоставите полетата в документа с колоните в електронната ви таблица.

5

Щракнете върху „Напред“, за да визуализирате сливането. Редактирайте документа, ако е необходимо, и след това щракнете отново върху „Напред“, за да завършите сливането.