Предимствата и недостатъците на електронните таблици

В бизнеса стратегическото планиране е от съществено значение и изисква валидна информация, за да се вземат ключови решения. Изборът на правилните инструменти за въвеждане, проследяване, анализ и съхраняване на данни ще помогне на собствениците и мениджърите на бизнеса да направят най-добрия избор за бизнеса на своята компания. Един от компонентите в пакетите за продуктивност на софтуера е електронната таблица. Електронните таблици са популярни сред счетоводителите и сред тези, които обичат да събират и проследяват данни, но има някои ограничения, които може да не ги направят най-добрият избор за всяко офис приложение.

Предимство: Организиране на данни

Електронните таблици често са инструмент за събиране и организиране на данни, който е сред най-простите приложения. Информацията може лесно да се постави в чисти колони и редове и след това да се сортира по тип информация. Въпреки че голяма колекция от данни може да бъде огромна за преглед в необработено състояние, инструментите в програмата позволяват на потребителя да създава презентации, където данните се анализират и включват в кръгови диаграми или таблици за лесно преглеждане и интерпретиране.

Недостатък: Пристрастие на потребителя

Недостатъкът обаче е, че само информацията, която потребителят избира за анализ, е включена в тези презентации и следователно друга подходяща информация, която може да повлияе на вземането на решения, може да бъде изключена неволно. За да направят докладването на данни по-удобно и изчерпателно, компаниите избират да използват инструменти за отчитане като Tableau и Qlik, вместо да разчитат единствено на електронната таблица.

Предимство: Опростява изчисленията

Никой не обича да прекарва цялото си време в работа, като прави повтарящи се изчисления. Голямата привлекателност на електронните таблици е, че програмата прави цялата математика за потребителя. След като формулата е написана и програмата има зададена команда, сложни изчисления могат лесно да бъдат изчислени за свързаните данни, които са били въведени. Това позволява на потребителите да задават видове въпроси „какво ако“ и лесно да получават отговорите, от които се нуждаят, без да е необходимо да преработват изчисленията.

Например, ако електронната таблица е настроена да изчислява вашата брутна печалба, когато някоя променлива, като например цена на единица, разходи за доставка или отстъпка от продажби, се променя, софтуерът автоматично преизчислява новата брутна печалба въз основа на новата информация.

Недостатък: Изучаването на синтаксиса изисква умения

Трудната част за много потребители е, че изчисленията трябва да бъдат въведени в електронната таблица като формули. Това изисква изучаване на правилния синтаксис за всеки тип изчисление, който искате да направите. Въпреки че има много класове за усвояване на уменията, необходими за използването на тези формули, много потребители все още ги намират за трудни. Ако синтаксисът е неправилен, програмата няма да върне правилната информация при изпълнение на изчисленията. Освен това, ако потребителите въведат грешни данни, дори само в една клетка на електронната таблица, всички свързани изчисления и клетки ще бъдат засегнати и ще имат неправилни данни.

Предимство: Достъп за множество потребители

В съвременната работна среда за съвместна работа много потребители в офиса често се нуждаят от достъп до едни и същи документи. Ако използвате Microsoft Excel, електронните таблици могат да се споделят, но само един потребител може да променя данните наведнъж. Ако се правят и актуализират локални копия, другите потребители няма да имат достъп до новите данни. Google Sheets предлага решението за споделяне на файлове и позволява на множество потребители да имат достъп и да актуализират един формуляр.

Имайте предвид, че и в двата случая няма история на файлове. Следователно, без значение кой прави промени по всяко време, когато се правят някакви промени, предишната информационна история се губи.

Недостатък: Липса на сигурност

Друг недостатък на електронната таблица е липсата на сигурност на вашите файлове. Обикновено електронните таблици не са толкова сигурни и следователно са изложени на по-голям риск от повреда на данните или неправилно управление на информацията. Файловете, които съдържат чувствителна финансова информация, може да не са защитени от хакери, дори ако са защитени с парола.

Следователно други видове софтуер за събиране на данни могат да бъдат по-подходящ вариант. Access, Oracle или друга форма на релационна база данни има вградени предпазни мерки, които защитават целостта на данните и предотвратяват реорганизацията на информацията. Например в електронна таблица потребителят може да сортира колона с информация и може по невнимание да доведе до несинхронизиране на свързана информация, като име и фамилия. За разлика от това, базата данни ще запази унифицирани всички части на записа, като по този начин гарантира по-добра цялост на данните.