Как да архивирам папки в Outlook, за да освободя място

Липсата на достатъчно свободно място в пощенската ви кутия може потенциално да доведе до пропускане на важни комуникации, ако те са пълни с пощенската ви кутия в Outlook. Въпреки че повечето имейл услуги ви осигуряват достатъчно място за съхранение, може да пожелаете да архивирате папките си, за да освободите допълнително място в пощенската си кутия. С помощта на Microsoft Outlook можете автоматично да архивирате елементи от папки, които отговарят на вашите критерии, като например елементи, по-стари от три месеца. Можете също така да конфигурирате определени папки да бъдат автоматично архивирани с помощта на функцията за автоматично архивиране на Outlook.

Автоархивиране на папка

Можете да конфигурирате папка в Outlook за автоматично архивиране на имейли над определена възраст.

  1. Изберете папката за архивиране

  2. Отворете папката в Outlook, която искате да архивирате. Например щракнете върху „Поща“ в навигационния екран и след това върху „Входящи“.

  3. Отворете настройките за автоматично архивиране на Outlook

  4. Щракнете върху раздела „Папка“, след което щракнете върху бутона „Настройки за автоматично архивиране“ в групата Свойства на лентата на папката, за да отворите свойствата на автоматичното архивиране на папката.

  5. Изберете колко често да архивирате

  6. Щракнете върху бутона за избор до „Архивиране на тази папка с помощта на тези настройки“, след което изберете колко често да архивирате папката. Например въведете „3 месеца“ в селекторите до Изчистване на елементи, по-стари от.

  7. Изберете как да архивирате данни

  8. Щракнете върху бутона за избор до една от опциите за това как да работите с архивираните си елементи. Препоръчително е да изберете „Преместване на стари елементи в папка за архивиране по подразбиране“, освен ако нямате друго място, което предпочитате да съхранявате архива си.

  9. Запазете настройките си

  10. Щракнете върху бутона "OK", за да запазите промените в свойствата на папката и да активирате архивирането. Процесът на архивиране може да отнеме няколко минути, в зависимост от размера на папката.

Освободете място ръчно

В някои случаи бихте искали Outlook да архивира папка при поискване. Можете да направите това, като използвате функцията за ръчно архивиране.

  1. Отворете менюто „Файл“

  2. Щракнете върху менюто "Файл" в Outlook.

  3. Използвайте менюто Инструменти за почистване

  4. Щракнете върху падащия бутон "Инструменти за почистване" до Почистване на пощенска кутия в подменюто Информация, след което щракнете върху "Архивиране ..."

  5. Изберете папка за архивиране

  6. Щракнете върху името на папката, която искате да архивирате. Например щракнете върху „Вх. Поща“ под папката на вашия имейл акаунт.

  7. Изберете кои имейли да архивирате

  8. Въведете дата в полето до „Архивиране на елементи, по-стари от“, или щракнете върху стрелката и изберете дата, за да архивирате елементи с дати преди вашето въвеждане. Например въведете „1/1/18“, за да архивирате елементи от папки, създадени преди 2018 година.

  9. Решете къде да съхранявате данни

  10. Щракнете върху бутона „Преглед“, ако искате да изберете персонализирано местоположение за вашия архив. Препоръчително е да не променяте местоположението на архивния файл. Щракнете върху бутона "OK", за да започнете процеса на архивиране.

Избягване на загуба на данни

По подразбиране вашите архивирани елементи се съхраняват в папката „Файлове на Outlook“ в Моите документи.

Някои сървъри на Microsoft Exchange могат да ограничат или деактивират възможността ви да архивирате елементи според правилата за задържане на пощата на организацията. Уверете се, че разбирате политиките и ограниченията на вашата компания, преди да рискувате да загубите данни или неволно да нарушите правилата за това колко дълго имейлите се държат под ръка. Консултирайте се с вашия ИТ отдел, ако имате такъв, за повече информация относно това колко дълго се съхраняват архивирани данни.

Елементите, които сте архивирали, могат да бъдат премахнати напълно от вашия пощенски сървър. Препоръчително е да създадете резервни копия на папката с файлове на Outlook, за да избегнете загуба на достъп до архивираните си елементи. Отново се уверете, че го правите в съответствие с правилата на вашата организация, ако използвате Outlook на работа.

Ако имате много място без архивиране на данни, може да не е необходимо да използвате функциите за архивиране на Outlook. Вместо това може да искате просто да организирате имейли в папки или да ги съхранявате по друг начин, така че лесно да намерите това, от което се нуждаете.