Кои са кодовете на главната книга?

Кодовете на главната книга са цифри, които присвоявате на различни дебитни или кредитни записи, за да направите счетоводството по-лесно и функционално. Чрез присвояване на цифри на различни видове задължения или вземания можете да отделите по-малко време за въвеждане на данни, бързо да сортирате информацията си и да подготвите прости отчети, които може да използвате еднократно или често.

Главната книга

Главната книга е просто изброяване на вашите действителни приходи и разходи. За разлика от бюджетен лист, в който са изброени очакваните ви приходи и разходи или отчет за вземания или задължения, който показва какво дължите или дължите, в регистъра се записват транзакции само когато те се случат. Дори ако имате само една банкова сметка, която използвате за бизнеса си, добре е да си водите главна книга, за да откриете грешките, които вие или вашата банка може да допуснете. Направете това, като извършвате ежемесечно съгласуване или сравняване на вашата книга с вашето банково извлечение.

Ако използвате разплащателна сметка, кредитна карта и кредитна линия за плащане на сметките на вашия бизнес, главната книга ви позволява да съхранявате всичките си разходи в един документ.

Използване на кодове на регистрите

Кодовете на регистрите са цифри, които използвате, за да обозначите задължение или вземане по вид. Например можете да обозначите телефонните си плащания с код 100. Плащанията ви за електроенергия може да са 101. По всяко време можете да сортирате документа си по код на книга, за да видите колко сте платили за телефони или комунални услуги.

Присвояване на кодове на регистрите

Най-простият начин за присвояване на кодове на главната книга е да започнете с цифра, като 100, като присвоите на всяка следваща кредитна или дебитна категория цифри, които добавят още една цифра към номера. В този случай първите ви пет кода ще бъдат 100, 101, 102, 103 и 104. За да направите кодовете си по-полезни, присвойте цифри конкретно значение за по-лесно сортиране.

Например започнете всички дебитни категории с цифра 1, а всички кредитни категории с цифра 2. Вашите първи два дебитни кода може да са 100 и 101, а първите два кредитни кода ще бъдат 200 и 201. Това ще ви помогне бързо да намерите всички от вашите дебити или кредити. Добавете допълнителни цифри за групиране на други категории приходи и разходи.

Примери за кодиране в употреба

Ако продавате реклами за печат на списания, банери на уебсайтовете си и наемете списъка си с тираж, можете да обозначите всички печалби от печата с цифрата 2 след първата си цифра на кредитния код, приходите си от банери с 3 и номера на списъка си с 4. В в този случай записът ви за печатна реклама би бил 120, за банерна реклама 130, а за списък под наем 140. Можете да продължите да удължавате това.

Например, ако продавате цветни и черно-бели печатни реклами, можете да определите третото число на вашия код да бъде 1 за цветни реклами и 2 за черно-бели реклами. Ако сте използвали четирицифрени кодове, вашият код за цветни печатни реклами ще бъде 1210, а вашият код за черно-бели реклами ще бъде 1220. Това ви позволява бързо да определите общите си продажби на печат и да разберете колко са дошли от цветните реклами.

Имена Vs. Числителни

Вместо да замествате кодовете на регистрите за описателни думи, включете и двете. Дори да знаете, че кодът на счетоводната книга 130 означава приходи от реклами на банери, нов или заместващ счетоводител или данъкоплатец може да не знае кодовете ви. Ако вие или временен счетоводител случайно неправилно въведете вашите записи, като думите до всеки от тях могат да ви помогнат бързо да поправите грешките.

Сортиране / сумиране / осредняване

В допълнение към използването на кодове на регистрите за изготвяне на еднократни отчети, използвайте ги за създаване на общи и средни стойности за категориите приходи и разходи. Това създава актуализации в реално време всеки път, когато правите запис. Например проследяването на общите ви телефонни разходи или средните месечни разходи за офис консумативи с клетки „Общо“ и „Средно“ ви позволява да сравнявате текущата си ефективност с бюджета си, без да се налага да изготвяте отделни отчети.

Примерен план на сметките

Когато се съмнявате във вашата способност да създадете система за кодове на счетоводна книга, помислете дали да не наемете временно счетоводител или счетоводител, за да настроите вашата счетоводна система или софтуер. Поддръжката на съществуваща система обикновено е по-лесна от изграждането от нулата.

Примери за парични сметки:

  • 1110 Пари в банка
  • 1120 Дребни пари

Примери за сметки за приходи:

  • 2110 начислени приходи

  • 2120 парични приходи
  • 2130 некасови приходи

  • 2140 Други източници на финансиране

Примери за краткосрочни задължения:

  • 3110 сметки
  • 3120 Платими лихви
  • 3130 Искове и съдебни решения, дължими

  • 3140 договори, дължими