Как да се обърнете към група в имейли

Обръщането към група хора по имейл изисква малко предварително планиране. Като собственик на малък бизнес, трябва да вземете предвид поверителността на вашите получатели, законите, уреждащи търговската електронна поща, етикета, необходим за това до кого е адресиран и как им пишете. Ако планирате да изпращате бъдещи имейли до същата група, можете да настроите списък с групи в повечето клиенти, като например Microsoft Outlook, да се използва като списък за разпространение.

До, CC или BCC

1

Представете си, че сте в стая с всички, които ще получават имейла на вашата група. Обмислете връзката им с вас, помежду си, както и участието им в информацията, която изпращате.

2

Поставете собственото си име в полето „До“ и поставете имената на членовете на групата в полето „BCC“ (Blind Carbon Copy), ако тези лица вече не са запознати помежду си. Цялата информация, въведена в полето BCC, е потисната, така че никой няма да види имена или имейл адреси, освен вашия. Това е подходящо, например, ако изпращате имейл до всичките си клиенти. Не забравяйте, че поверителността превъзхожда всички други етикетни етикети.

3

Поставете имената на всички, към които се обръщате директно в полето „До“. Това е подходящо, например, ако изпращате съобщение до всички свои служители за промяна в работното време. Виждането на имената им в полето „До“ информира тези служители, че имейлът е насочен към всеки от тях.

4

Поставете имената на всички, които не са директно адресирани във вашето съобщение, но които трябва да бъдат информирани за съобщението, в полето "CC". Например, ако изпращате съобщение до клиент и искате търговският представител да бъде запазен в цикъла, трябва да вмъкнете името на търговския представител в полето CC.

5

Използвайте полето BCC по преценка, когато сте включили други в полетата До или CC. Това може да е подходящо, например, ако изпращате съобщение до клиент и доставчик или бизнес партньор е поискал да бъде информиран, без клиентът да знае това.

Обръщане към получателите

1

Използвайте общ поздрав в първия ред на имейла, като „Поздрави“ или „Добър ден“, когато се обръщате към множество получатели. Ако всички получатели имат еднакви отношения с вас, обърнете се към тях еднакво - например „Уважаеми клиенти с ценност“ или „Внимание служители“. Това е важна улика за получателите, че това е групово съобщение, изпратено до множество лица.

2

Обърнете се към лицето в полето „До“ по име, ако в това поле има само един човек, а на други се изпращат копия. Това информира лицето, че имейлът е адресиран до нея, докато всички останали веднага ще разберат, че получават копия.

3

Напишете съобщението в стил, подходящ за човека или хората, към които се обръщате, сякаш им говорите публично пред останалите.

4

Подпишете имейла, както бихте го направили обикновено за междуфис комуникации. Ако някой от получателите е извън работното ви място, използвайте пълното си име и името на фирмата, както и адреса и телефонния си номер. Имайте предвид, че законът CAN-SPAM се прилага за всички търговски имейли, изпращани извън вашия бизнес.

Създаване на група контакти в Microsoft Outlook

1

Стартирайте Microsoft Outlook и изберете "Нова група за контакти" от раздела "Нов" в раздела Начало.

2

Въведете име за групата в полето "Име". Изберете „Добавяне на членове“ от групата „Членове“ в раздела „Група за контакти“.

3

Изберете „От контакти на Outlook“, „От адресна книга“ или „Нов имейл“ контакт по желание. За да добавите нов имейл контакт, можете да въведете информацията в диалоговия прозорец "Добавяне на нов член". За останалите методи просто изберете имената от списъка.

4

Въведете името на групата в полето „До“, „CC“ или „BCC“ на вашето имейл съобщение.