Целта на планирането на извънредни ситуации

Никой не може да предскаже бъдещето или как външните събития и пазарните условия ще повлияят на способността му да продължи да работи. Но бизнесът може да се подготви за събития извън техния контрол. Използвайки процес „ами ако“, организациите разработват планове за действие при извънредни ситуации, понякога наричани планове за непрекъснатост на бизнеса, за да идентифицират неизвестни сценарии, които могат да повлияят на техните операции, като земетресения, пожари, насилие и други ситуации и как ще реагират на всеки сценарий.

Какво е планиране при извънредни ситуации?

Непредвидена ситуация е всичко, което се случва извън обхвата на нормалните операции, което може да повлияе неблагоприятно на способността на организацията да работи. Просто казано, планирането на извънредни ситуации е за подготовка и е неразделна част от планирането на редовни операции. Планът за действие при извънредни ситуации е план за това как да се справим с необичайни събития. Независимо от размера, всички организации се нуждаят от планове за действие при извънредни ситуации.

Защо бизнес се нуждае от непредвидени цели?

Целта на плана за действие при извънредни ситуации е да позволи на организацията да се върне към ежедневните си операции възможно най-бързо след непредвидено събитие. Планът за действие при извънредни ситуации защитава ресурсите, свежда до минимум неудобствата на клиентите и идентифицира ключовия персонал, като възлага специфични отговорности в контекста на възстановяването. Например, човешките ресурси могат да разработят планове за евакуация на служителите; подкрепа на програми за обезщетения на служители, като здравни грижи или обезщетения на работниците; или наемете временни работници, ако е необходимо.

Плановете за действие при извънредни ситуации са както за цялата организация, така и за отделните отдели. Например отделите за информационни услуги обикновено имат план за възстановяване при бедствия за защита, възстановяване и използване на фирмени данни, включително компютърен хардуер, софтуер и ръководства за обучение.

Кой е отговорен за извънредни ситуации?

Висшето ръководство носи цялостна отговорност за планиране на извънредни ситуации, включително финансиране на работата по разработване, тестване и поддържане на плана. Много организации назначават координатор или ръководител на план за действие при извънредни ситуации, който носи цялостна отговорност за разработването и поддържането на плана. В малък бизнес координаторът може да бъде собственик или мениджър. Тя комуникира със служителите и ги обучава по плана и техните отговорности. Тя редовно тества плана, използвайки фалшиви ситуации, за да идентифицира проблеми и области за подобрение и актуализира плана, за да отразява промените в организацията и технологията.

Въпросите на заинтересованите страни и регулаторните изисквания също са включени в процеса на планиране. Например, ако в района се движи ураган, мениджърите на клиентски акаунти ще имат скрипт или контролен списък, които да използват при комуникацията с всеки клиент.

Съвети за разработване на план за действие при извънредни ситуации

Разработването на план за действие при непредвидени обстоятелства започва чрез идентифициране на функционалните области, които са от съществено значение за стопанските операции и след това следват ключови стъпки за всяка област, както следва:

  • Определете как всяка ситуация, като пожар или наводнение, би повлияла на тези ключови области; какви действия биха били предприети; и ресурсите, необходими за всеки един.

  • Поставете цели за връщане към основни операции и връщане към напълно нормални операции.

  • Идентифицирайте всеки необходим процес и документирайте всяка стъпка в процеса, какво трябва да се направи, заедно със служителите и други ресурси, необходими за завършване на работата.

  • Разработете планове за всяка функционална област и организацията като цяло и след това редовно тествайте и усъвършенствайте плановете.

  • И накрая, изпълнете комуникационен и образователен план, за да информирате служителите за промените и да им напомняте за техните роли и отговорности.