Добри поздрави за бизнес имейли

Собствениците на фирми подобряват публичния си бизнес имидж, когато техните корпоративни политики са твърдо установени за професионални комуникации. Стана обичайно служителите да бъдат много неформални, когато става въпрос за бизнес имейли. И въпреки че е често срещано, неформалното отношение към бизнес имейлите не е приет бизнес стандарт. Собствениците на фирми трябва да осъзнаят, че установяването на правилния тон задава тона на цялото писмо.

Започнете с поздрав. Ограничете възможностите за поздрав, като предоставите на персонала подходящия избор.

Стандартният поздрав

Стандартният поздрав е „Уважаеми господин (фамилно име на човека)“. И както се прави в традиционната пощенска кореспонденция, използването на стандартния поздрав показва уважение и професионализъм. Някои може да смятат това за старомодно, но е по-приемливо, отколкото да бъдеш неволно обиден.

Поздравът, който започва с „Уважаеми“, е вечен. Използвайте фамилията на човека, ако го имате или ако връзката е нова. Това показва уважение.

Например „Уважаеми господин Джоунс“ е предпочитан пред „Скъпи Джон“. Ако не сте сигурни относно заглавието на човека (г-н, г-жа, г-жа или госпожица) или фамилното име, приемливо е да използвате собственото име. Трябва да бъде стандартна фирмена политика служителите да се опитват да открият фамилията на получателя, преди да прибегнат до използването на собственото име.

По-приятелски поздрав

Понякога имейлите се пишат с по-малко формални стандарти, просто защото подателят иска да бъде по-приятелски настроен. Например „Здравей“ е по-приятелски от „Скъпи“. Това може да се използва дори в студена комуникация, когато подателят няма име на получател. Използва се и с собствено име, както в „Здравей Дженифър“.

Собственикът на бизнес може да има специфични взаимоотношения с клиенти, когато това се използва за официалния поздрав, както е дефинирано от фирмените процедури. Например персоналът може да се качи на борда на нов клиент и да я попита дали предпочита тя да бъде наричана с собственото си или фамилното си име.

Професионално, но сърдечно

Собствениците на фирми вижте „Поздрави:“, използвани в кореспонденцията. Това е приемлив поздрав, но предполага сърдечни бизнес отношения, а не официални отношения. Това се появява като опит да бъдем приятелски настроени и различни, но все още се счита за формално. Често се вижда в студени имейли или в кореспонденция, когато изпращащата страна няма силна връзка с получателя.

Поздрави, които трябва да се избягват

Помислете за човека, който чете имейла, преди да напишете поздрава. Когато не сте сигурни как да започнете бизнес имейл, объркайте се от страна на традиционните поздрави. Започването на имейла с „Хей“ често се среща сред по-младите служители, които подхождат небрежно към всичко.

Това обаче е твърде небрежно за повечето бизнес ситуации поради потенциалното неуважение, което изпитват някои получатели. Това е особено вярно, когато по-млад служител изпраща имейл до по-възрастен потенциален клиент или бизнес колега.

Друг поздрав, който трябва да избягвате, е „За кого може да се отнася“, освен ако нямате абсолютно никаква представа за самоличността на получателя. Този поздрав предполага сляп имейл, който няма връзка с получателя. Повечето получатели веднага виждат това като сляпо имейл и може да го изхвърлят, преди да го прочетат. Например „Здравей“ е по-приветлив от „Уважаеми“ и е по-често, когато подателят има установена положителна връзка с получателя.

Бакшиш

По-добре е нещата да са кратки, ако нямате много информация. „Здравей“ е по-добре от „Скъпи приятелю“, дори ако нямате име след „Здравей“.