Какво представлява формулярът за заявка за покупка?

Малкият бизнес често стартира с ограничен бюджет. Това прави контрола върху разходите от съществено значение за дългосрочното здраве на компанията. Един от начините за намаляване на разходите и насърчаване на отговорните разходи е разработването на вътрешен процес на заявки за всички нови покупки.

Формуляр за заявка за покупка

Формулярът за заявка за покупка е вътрешен документ, който служителите използват, за да поискат закупуването на конкретен артикул. Служителят описва продукта и защо е необходим. След това този формуляр се изпраща на други лица и отдели в компанията за преглед и одобрение.

Процесът на заявка

Процесът на заявка е вътрешен и варира в различните компании. Типичен процес на заявка за покупка обаче може да работи по следния начин:

  1. Служителят се нуждае от нов преносим компютър и получава формуляр за заявка. Тя описва лаптопа, който иска и ако е необходимо, обяснява защо се нуждае от него. След това тя моли началника на отдела да подпише формуляра за заявка.

  2. След като ръководителят подпише формуляра, той може да отиде в ИТ отдела, за да могат специалистите на отдела да се уверят, че компютърът е съвместим със системите на компанията и че отговаря на стандартите за сигурност на данните.

  3. След одобрение от ИТ, заявката отива в отдела за покупки. Персоналът на отдела доставя компютъра измежду няколко търговци и избира да го закупи от търговеца, който предлага най-добрата цена. Отделът за покупки издава поръчка за покупка на продавача.

Предимства на процеса на заявка

Има няколко предимства в процеса на заявка, дори и за малкия бизнес:

  • Прозрачност: Процесът на заявка изисква служителите и техните надзорници да обосноват покупка. Лесният процес на записване защо е необходим определен продукт може да намали ненужните покупки. Той може също така да сведе до минимум преразхода на скъпи предмети, когато по-евтин продукт би отговорил на нуждите на компанията.

  • Функционалност и съвместимост: Някои продукти, особено софтуерна електроника, може да са несъвместими с текущото оборудване и системи на фирмите. Като изисква от ръководителите на други съответни отдели да се подпишат при покупка, бизнесът намалява или премахва необходимостта от връщане на продукт, когато се установи, че той просто не е подходящ за компанията.

  • Получаване на най-добрата сделка: Отделите за покупки или служител по покупките могат да развият взаимоотношения с доставчици и да осигурят предпочитани цени за много продукти.

Други съображения за процеса на заявка

Някои компании не изискват формуляри за заявки за всички покупки. Например, бизнес може да реши, че покупките за артикули, които струват под $ 100 и които не са софтуер, компютри или периферни устройства, могат да бъдат директно одобрени и поръчани от ръководител на отдел. Процесът на заявка може да бъде прекалено голям за много малък бизнес, само с един или двама служители. Тъй като обаче бизнесът расте, прегледът на процесите на закупуване и внедряването на нови процеси винаги е добра идея.