Характеристиките на системата за управление на информацията

Система за управление на информацията събира и управлява данни, които се съхраняват в различни формати и ги правят достъпни за хората, които се нуждаят от тях. Често малкият бизнес трябва само да управлява офис документи и електронни таблици и да ги предоставя на служителите. Други може да се наложи да събират и управляват подробна информация за данните на клиентите. Все още други системи за управление на информацията правят данните достъпни за големи организации или дори за широката общественост чрез уебсайт.

Независимо от изискванията на организацията, добрата система за управление на информацията трябва да може да събира и съхранява и управлява данни във форматите, от които се нуждаете, и да предоставя информация, както е необходимо, на подходящи платформи на хората, които се нуждаят от нея.

Разбиране на системите за управление на информацията

Вместо един софтуерен пакет, помислете за система за управление на информацията като система от правила, зададени от вашата компания, за да определите как служителите събират, съхраняват и имат достъп до информация. Ако в момента вашият бизнес използва много различни продукти, които не комуникират помежду си, може да се нуждаете от помощта на експерт, като дистрибутор с добавена стойност, за да интегрирате данните си, преди да можете да въведете система за управление на информацията.

Информацията трябва да се събира и съхранява

Повечето компании разполагат с информация в различни формати, съхранявани на повече от едно място. Някои файлове могат да се съхраняват на фирмен сървър, докато други се съхраняват локално на настолни компютри и лаптопи, докато други се съхраняват в облака, с услуги като Google Drive или Microsoft OneDrive. Специализирани инструменти, като софтуер за управление на връзки с клиенти (CRM) или софтуер за управление на запасите, могат да запазят информацията, независима от тези други системи.

Система за управление на информацията централизира информацията, така че да не се дублира на различни места или в различни формати, което често води до леко разнообразни версии на документи, достъпни за различни хора по различно време.

Пример : Ако имате CRM софтуер, цялата информация за клиента трябва да се съхранява там и да не се дублира на други места. Документите и електронните таблици трябва да бъдат или на фирмения сървър, или в облачно решение, където са достъпни за всички, архивирани и защитени.

Информацията трябва да бъде управляема

Мениджърите трябва да имат достъп до цялата фирмена информация, изисквана от техните отдели. Те трябва да могат да одобряват или отказват промени в текущите документи, както и създаването на нови документи. Данните трябва да се архивират, така че ако даден файл бъде изтрит или компрометиран, той може да бъде възстановен. Достъпът до данни също трябва да бъде ограничен, така че само тези, които се нуждаят от него, да могат да го използват.

Пример: Ако служител направи промяна в стандартно писмо, изпратено до клиенти, мениджърът може да прегледа и одобри промяната или да върне документа обратно към по-ранна версия. Това е стандартна функция в системи като Google Drive, OneDrive и Microsoft SharePoint, където собствениците на документи могат да одобряват или отказват промени, както и да ограничават възможностите за редактиране и възможността за достъп до информация на конкретни хора.

Информацията трябва да е достъпна

За някои малки фирми е необходима информация, достъпна само на фирмени компютри. Но днес все повече бизнеси изискват информация, за да бъде достъпна извън сайта, както и на таблети и смартфони. Това може да се постигне чрез осигуряване на достъп до информацията чрез защитен уеб сървър и в много случаи чрез мобилно приложение.

Пример: Използвайки Microsoft Sharepoint, можете да настроите уебсайт на фирмен портал, използван само от служители. Мениджърите могат да настроят работни потоци за проекти, за да гарантират, че всеки допринася, когато е необходимо. Мениджърите могат също така да задават изисквания за одобрение на страници, публикувани на фирмения портал, и да задават разрешения за конкретни служители или групи, за да гарантират, че промените се извършват само от хора, упълномощени да правят това. Всеки може да получи достъп до информацията чрез уеб браузър или чрез приложението SharePoint на своите таблети и смартфони.