Разликата между фактура и разписка

По време на продажба на стоки или услуги купувачът и продавачът сключват споразумение за извършване на бизнес и завършване на финансова транзакция. Споразумението може да бъде устно или писмено, а условията на сделката ще бъдат записани или документирани с фактура и разписка. Фактурите и касовите бележки са изходни документи за счетоводство; фактура се нарича още сметка. Фактурите и касовите бележки се използват в счетоводството за записване на сделките за продажба и за отчитане на заявки и касови бележки за плащане.

Фактури, предоставени от продавач

Фактурата е сметка или искане за плащане за продажба. В него са изброени стоки или услуги, предоставени от продавача на клиента, заедно с цени, кредити, отстъпки, данъци и дължими суми. Той може също да включва информация за кредит, номер на фактура, име на продавач и всякакви специални програми за продажби.

Например много фактури позволяват на купувача 30 дни да плати и предлагат отстъпка за плащане в рамките на първите 10 дни от датата на фактурата. Фактурата включва информация за бизнес връзка с продавача, включително име на фирма, адрес, телефонен номер, номер на факс и уеб адрес. Той също така включва информация за контакт с купувача и датата на сделката за продажба. Фактурите не трябва да се бъркат с поръчки за покупка, които представляват писмени искания от купувачи до продавачи, разрешаващи изпращането или доставката на стоки със съгласие за плащане.

Квитанции за доказване, че плащането е извършено

Квитанцията е документация, че е извършено плащане за финализиране на продажбата. В повечето случаи служи като доказателство за собствеността. В него са изброени стоки или услуги, цени, кредити, отстъпки, данъци, обща платена сума и начин на плащане. Квитанциите обикновено включват информация за купувачи и продавачи в различни формати и в различна степен.

Например покупките на места за продажба, като например закупуване на бензин за автомобил на бензиностанция, съдържат пълна информация за контакт с продавача, но ограничена информация за купувача. Разписката е доказателство за плащане от купувача.

Емитенти и получатели

Фактурите и разписките се генерират от продавачи, търговци и продавачи и се издават на купувачи, клиенти или клиенти. Счетоводните отдели, търговският персонал и обслужващият персонал могат да издават фактури на клиентите. Кабинетите на лекарите и зъболекарите издават фактури на пациентите за оказаните услуги. Сервитьор или сервитьорка издава фактура, наречена сметка или чек, на вечерящите в ресторантите за поръчаната от тях храна.

Получателите на разписки обикновено са клиенти, но могат да бъдат счетоводители или счетоводители, както и трети страни, получаващи разписки като доказателство за плащане от клиента за финансови производства.

Използване на фактури и касови бележки

Фактурите се използват за искане на плащане от купувачи, проследяване на продажбите, подпомагане на контрола на инвентара и улесняване на доставката на стоки и услуги. Фактурите също се използват за проследяване на очакваните бъдещи приходи и за управление на взаимоотношенията с клиентите, като предлагат благоприятни опции за плащане, като удължени периоди от време за плащане или отстъпки за предсрочно плащане или плащане в брой.

Разписките се използват от купувачи или клиенти, за да докажат, че са платили за артикул, особено в ситуации на връщане, в които стоките са дефектни или дефектни.