Разликата между заявка и поръчка

Убеждаването на служителите ви да попълват допълнителни документи, когато се нуждаят от материали или консумативи, може да бъде трудно, но въвеждането на система за обществени поръчки помага да се контролират разходите и се създава хартиена следа, когато се опитвате да одитирате финансовите си сметки. Заявките за покупка и поръчките за покупка са ключови документи в процеса на придобиване на артикули, които вашият бизнес трябва да оперира, стандартизирайки процеса на вътрешно и външно поръчване.

Бакшиш

Искането за покупка е форма, която вътрешен отдел на вашата компания, като пощенската стая, изпраща на отдела за покупки на вашата компания, като изброява артикули, които иска отделът за покупки да поръча от външен доставчик. След като отделът за покупки на даден бизнес одобри заявката за покупка, той издава поръчка за покупка на външния доставчик на заявените стоки, инициирайки сделката за продажба.

Подаване на заявка за покупка

Искането за покупка е форма, която вътрешен отдел на вашата компания, като пощенската стая, изпраща на отдела за покупки на вашата компания, като изброява артикули, които иска отделът за покупки да поръча от външен доставчик. Въпреки че отделните формуляри се различават в зависимост от бизнеса, заявките за покупки обикновено изискват конкретна информация, включително името на отдела, който иска артикулите, точния брой заявени артикули, общо описание на артикулите, юридическото име на обичайния външен доставчик и очакваната цена от покупката. Искането за покупка се одобрява или отказва от отдела за покупки.

Кога са необходими заявки?

При малките покупки често е стандартна процедура за вътрешните отдели да купуват артикули директно от търговците на дребно с помощта на фирмена кредитна карта и изцяло да пропуснат процеса на реквизиция на отдела за покупки. Обикновено фирмите изискват заявка за покупка, когато предложената покупка надвишава определена сума. Например, Университетът Тафтс изисква поръчка за заявки за повечето покупки над 2000 долара. Други фирми изискват заявки за заявки за много по-малки покупки

Издаване на поръчки за покупка

След като отделът за покупки на даден бизнес одобри заявката за покупка, той издава поръчка за покупка на външния доставчик на заявените стоки, инициирайки сделката за продажба. Поръчките за покупка трябва да включват определена информация, като например името на офиса за покупки, артикулите, които се купуват, адреса за изпращане, условията за плащане, инструкциите за фактуриране и номера на поръчката за покупка. За да подпомогнат воденето на документацията, поръчките за покупка обикновено имат същия номер като свързаната заявка за покупка. След като външният доставчик приеме поръчката за покупка, тя се превръща в обвързващ договор както за купувача, така и за продавача.

Поръчки за покупка за вътрешни транзакции

Искането за покупка е вътрешен документ, изпращан от един отдел до друг, с който се иска от компанията да закупи артикули от външен доставчик. Обикновено поръчката за покупка е външен документ, отиващ на външна страна като част от транзакция за продажба. Той обаче може да се използва и вътрешно. Понякога един отдел на даден бизнес иска да закупи оборудване или материали от друг отдел; в такива случаи много фирми изискват отдела за покупки да подаде междуведомствена поръчка за покупка.

Междуведомствените поръчки за покупка могат да бъдат полезни за финансовата или счетоводната кантора в големи предприятия, където отделите имат отделни оперативни бюджети.