5 вида бизнес документи

Една компания използва документи, за да комуникира, извършва сделки и анализира своята производителност. Бизнес документите варират от кратки имейл съобщения до сложни правни споразумения. Някои документи се изготвят от служители и собственици на фирми, докато други се изготвят от професионалисти извън компанията, като счетоводители и адвокати. Тъй като документите предоставят доказателства за сделките на организацията и на тях може да се говори в следващите години, важно е те да бъдат добре написани.

Имейли и меморандуми

Колегите обикновено използват имейл, за да си предават информация помежду си. Преди електронната поща да стане широко разпространена, меморандумите са били използвани за вътрешни офис съобщения. Бележките все още се използват в ситуации, когато съобщението е предназначено да придружава конкретен файл и в случаи, които изискват повече поверителност, отколкото имейл.

Бележката и имейлът идентифицират подателя и получателя и съдържат тема. Текстът е форматиран в един или повече абзаци.

Бизнес писма за външна комуникация

Служебните писма се използват за комуникация с лица извън офиса. Получателите могат да включват клиенти, колеги от други фирми, доставчици на услуги, професионалисти, които консултират бизнеса, държавни служители и кандидати за работа. Бизнес писмото обикновено се форматира в блоков стил, в който всички елементи на писмото, с изключение на бланката, са подравнени с левия поле.

Може да бъде изпратен по имейл или доставен по пощата. Ако писмото е изпратено в текста на имейл, подателят включва своето име, длъжност и информация за контакт в долната част на имейла.

Бизнес отчети за предаване на информация

Бизнес отчетите предават информация във формат, който е по-формален и обикновено е по-дълъг от писмо. Докладите обхващат различни теми, като спазване на изискванията за безопасност, данни за продажбите, финансови данни, проучвания за осъществимост и маркетингови планове. Те могат да включват статистика, диаграми, графики, изображения, казуси и резултати от проучвания. Публикуват се някои доклади в полза на инвеститорите. Ако отчетът е периодичен, като например месечен отчет за продажбите, се използва шаблон за удобство и за да се даде възможност за сравнение с предишни отчети.

Транзакционни документи за водене на бизнес с клиенти

Една компания използва документи, за да извършва сделки със своите клиенти. За да спестите време, тези документи могат да бъдат форматирани като формуляр, например формуляр за поръчка, страница за предаване, фактура или разписка. Видовете използвани транзакционни документи се различават донякъде в зависимост от естеството на бизнеса. Например застрахователен агент генерира заявления за застраховане и полици, докато заемодателят използва заявления за заем и ипотечни документи.

В някои области бизнеса сключва споразумения и договори с други; тези документи могат да бъдат изготвени от адвоката на компанията.

Финансови документи за управление на бизнеса

Бизнесът използва финансови документи, за да остане в рамките на бюджета си, да подготвя бюджетни предложения и да подава данъчни декларации. Тези документи включват записи за получаване, отчети за заплати, платени сметки, банкови извлечения, отчети за доходите, баланси и формуляри за данъчни отчети. Тези документи могат да бъдат изготвени от счетоводителя на компанията.

Собственикът на бизнес използва тези документи, за да определи финансовия успех на компанията и да идентифицира области, които са непродуктивни. Ръководителят на отдел може да използва финансови документи за изготвяне на предложение за бюджет.