Как да вмъкнете PDF в Excel

Microsoft Excel се използва от много фирми за управление и организиране на данни, от данни за продажби до информация за контакт за клиенти или наети на работа. PDF файловете, формат, създаден от Adobe, също се използват често за съхраняване на документи, изображения и друга визуална информация по начин, който е лесен за отпечатване или четене на голямо разнообразие от устройства. Можете да вграждате PDF файлове в Excel файлове или други файлови формати на Microsoft Office, като например Microsoft Word документи. В някои случаи може да предпочетете да извлечете данни от PDF в удобен за електронни таблици формат или просто да поставите хипервръзка към PDF в електронната таблица.

Вградете PDF в Excel

Не е трудно да се научите как да вграждате файл в Excel. Ако това е PDF, всеки, който иска да прочете пълната двойка файлове, ще се нуждае от Microsoft Office и PDF четец като Adobe Reader или друга софтуерна програма, съвместима с всеки от форматите.

За да накарате Excel да вмъкне PDF, първо отворете електронната таблица в Excel. След това кликнете на "Insert" раздела в менюто панделка и кликнете на "обект" иконата в рамките на "Текст " група на командните икони.

В диалоговия прозорец "Обект" изберете раздела "Създаване на нов" и изберете "Документ на Adobe Acrobat" от списъка. Възможно е да има номер на версията след „Adobe Acrobat“ в описанието на файловия формат. Уверете се, че е поставена отметка в квадратчето „Показване като икона“ . След това кликнете върхуOK“.

Изберете на PDF файл, който искате да вградите, използвайки меню файл на операционната си система, за да кажа, Excel, за да импортирате PDF файла. Той ще се появи в документа като икона, която можете да плъзнете до мястото, където искате да се появи.

Вместо връзка към PDF

В някои случаи може да не искате да вградите PDF директно във файла с електронни таблици на Excel. Това може да обърка някои потребители и ще увеличи файла на Excel. Това също ще ограничи възможността ви да редактирате PDF файла отделно от електронната таблица.

Алтернатива е да поставите PDF файла онлайн и да свържете към него от електронната таблица. Можете да поставите файла на уебсайта на вашата компания или в услуга за споделяне на файлове като Dropbox, Microsoft OneDrive или в Google Drive. След това вземете URL адреса на PDF файла и проверете дали работи във вашия уеб браузър. Ако е така, сложи на URL адреса в клетка в Excel.

Може да искате да поставите текст в клетката или в съседна клетка, за да обясните каква е връзката. Освен това може да искате да създадете PDF с парола или да използвате контроли за достъп на вашата уеб или платформа за хостинг на файлове, за да ограничите кой може да има достъп до файла.

Поставете имейл адрес в Excel

Можете също да въведете имейл адрес в електронната таблица, ако предпочитате човекът, който чете електронната таблица, да се свърже с вас, за да го получи. Просто въведете адреса в обикновена клетка.

Ако искате да създадете връзка за изпращане на имейл до вас, използвайте функцията HYPERLINK във формула. Поставете "= HYPERLINK (mailto: [email protected]? Subject = желан предмет" в клетка, замествайки [email protected] с вашия адрес и желаната тема с темата.

Свържете файловете заедно

Ако не искате да отидете по уеб маршрута, можете също така просто да разпространявате PDF и Excel файла заедно.

Ако ги изпращате по имейл или на платформа за съобщения, като Slack или Microsoft Teams, прикачете към същото съобщение и разберете как работят заедно. Като алтернатива ги поставете в Zip файл или друг архивен файл, така че да могат да се споделят като едно цяло.

Можете също да ги поставите в една и съща папка на споделено от компанията устройство или в инструмент за споделяне на файлове по ваш избор.

Извличане на PDF данни в Excel

В зависимост от това, което е във вашия PDF файл, може просто да искате да го поставите директно в електронната си таблица на Excel.

Ако PDF съдържа таблични или текстови данни, можете да ги копирате и поставите директно в клетките на електронната таблица. Ако операцията за копиране и поставяне не запазва форматирането, можете да използвате специализиран инструмент, за да го извлечете по-точно.

Онлайн инструменти като CometDocs и офлайн инструменти като безплатната програма с отворен код _PDFToText могат да помогнат за извличането на форматиран текст от PDF файлове и да ги конвертират в други формати като Excel, Word или обикновен текст. Може да искате да изпробвате множество програми, докато намерите такава, която дава желания резултат.

В някои случаи, например ако PDF съдържа графики, може да е полезно просто да направите екранна снимка на PDF файла и след това да го вградите като изображение в електронната таблица на Excel.