Значение на писмената комуникация в бизнеса

Успешните бизнес лидери са главни комуникатори, независимо дали в устна или писмена форма. Дигиталната ера промени начина, по който бизнесът общува с потребители, доставчици и партньори. Писмената бизнес комуникация трябва да бъде професионална, ясна и кратка. Не ставайте жертва на лошо писмена комуникация, преди да осъзнаете колко важна е писмената комуникация за вашия бизнес.

Създава постоянен запис

Всички форми на писмена комуникация стават постоянен запис на идеи, инциденти, предложения и други факти . Записът помага на собствениците на фирми да имат бърз достъп до информация, особено ако е написана на цифров носител. Писмената комуникация се използва и в съдебни производства и може да се превърне в единствената защита за неблагоприятни правни действия, предприети срещу компанията. Например бивш служител може да каже, че няма основание за уволнението му и може да ви съди. Ако служителят му подаде ясно документирани жалби и нарушения на етичния кодекс по време на работата си, можете да докажете причината.

Определя марката

Писмената комуникация е част от вашата марка. По принцип повечето писма трябва да имат професионален тон, както и подходящ английски език и солидни граматически умения. Без тях читателите може да си помислят, че компанията е пълна с неграмотни хора, които не могат да свършат добра работа. В края на краищата, с цялата помощ, която предлагат компютърните програми в правописа, граматиката и стила, няма причина писателят да бъде непрофесионален в общуването.

Въпреки че повечето комуникации трябва да са професионални в тон , някои писмени формати, като социални медии и имейл, ви позволяват да добавите някаква корпоративна личност към вашата марка. Това е важно при разработването и утвърждаването на вашата марка. Например Millennials имат свой собствен жаргон и начинът, по който те създават публикации и отговарят на имейли, може да бъде от полза за една компания, ако използват жаргона за тази целева група. Не се увличайте, сведете жаргона до минимум. Сленг е там, за да се свърже с групата. Използването на твърде много жаргон обаче може да наруши вашето съобщение.

Установява лоялни отношения

Комуникацията е свързана с изграждането на взаимоотношения чрез предаване на съобщения . Ясните съобщения помагат за изграждането на доверие и почтеност между писателя и читателя. Добре написаната комуникация помага да се дефинират целите, да се идентифицират проблемите и да се намерят решения. Това е важно във всеки аспект на бизнеса. Ръководителите трябва ясно да пишат бележки, така че служителите да разбират директивите без объркване. Търговските представители трябва да обяснят характеристиките и предимствата по начин, който вълнува перспективата. Мениджърите на човешки ресурси трябва обективно да отбелязват всички инциденти и да правят доклади.

Предлага лесно разпространение

Когато трябва да получите информация, разпространена до голям брой хора, писмената комуникация е много ефективна . Това може да е фирмена бележка, очертаваща нова политика или процес, които всеки трябва да знае и да спазва. Използването на методи за дигитално разпространение прави процеса по-бърз, за ​​да може внедряването да започне по-рано.